En booking er en ordre, der indeholder salg af varer, billetter og/eller leje til et eller flere arrangementer. Bookingordrer er knyttet til lagerstyring på samme måde som kundeordrer, men har ikke funktioner til følgesedler, fragtlabels og andre logistikspecifikke moduler.

For at oprette en ny booking kan du vælge flere måder at starte på:

• Gå til Booking > Bookinger og vælg Ny booking. Du starter nu fra en "blank tavle".

• Gå til Booking > Arrangementskalender og klik på et arrangement. Du starter nu med en forudvalgt begivenhed og et forudvalgt tidspunkt.

• Gå til Booking > Eventkalender, og vælg et tidspunkt i kalenderen. Du starter nu med den forudvalgte begivenhed.

Ny booking

Vælg afdeling
Øverst til højre finder du en rulleliste med afdelinger. Hvis du ikke har flere afdelinger, kan du ignorere dette trin. Afdeling er valgt på forhånd, hvis din bruger er knyttet til en afdeling.

Vælg kunde
Vælg en eksisterende kunde ved at søge efter navn eller telefonnummer. Du kan også oprette en ny kunde ved at vælge Ny registrering.

Vælg begivenhed
Vælg en begivenhed fra listen, du kan søge med fritekst i rullelisten. Bemærk, at listen viser alle arrangementer, og at de tidligere arrangementer vises nederst. Begivenheder, der hører til andre afdelinger, vises også og kan vælges. Du kan alternativt oprette en ny begivenhed, hvis du vil booke noget, der ikke er en del af det almindelige tilbud, vælg Ny begivenhed nederst.

Vælg tidspunkt
Du kan vælge en dato og et tidspunkt fra listen eller manuelt vælge en dato og et tidspunkt, som ikke er en del af det almindelige tilbud.

Vælg antal
Vælg antal for hver prisgruppe. Til venstre kan du se kapaciteten. 50 ud af 50 betyder, at der er 50 til rådighed ud af en maksimal kapacitet på 50. Du kan også tilsidesætte prisen, hvis du ønsker det.

Justeringer
På listen kan du se de ordrelinjer, der er blevet tilføjet. Hold musen over feltet til venstre for at slette en linje.
Tilgængelig viser den tilgængelige kapacitet for arrangementet og den mængde, der er på lager for produkterne. Du kan frit justere antal, pris og rabat.

Du kan tilføje yderligere events eller produkter fra rullelisterne over tabellen.

Håndtering af bookingen

Du kan vælge at gemme som kladde eller gemme og låse. Hvis du gemmer som kladde, vil kapaciteten ikke blive reserveret, bookingen vil ikke blive vist i kalenderen, og for produkter vil lageret ikke blive reserveret.

Hvis du vil gemme nu og fortsætte senere, skal du vælge Gem kladde. Desuden antager vi, at du vil gemme og låse.

Lås bookingen

Vælg Lås booking. Kapaciteten er nu reserveret, og bookingen vises i arrangementskalenderen. Ved at trykke på menu (de tre prikker) kan du låse ordren op. Ordren kan låses op, så længe den ikke er blevet faktureret eller forudbetalt online.

Send ordrebekræftelse
Hvis du vil, kan du sende en ordrebekræftelse til kunden. Ordrebekræftelsen sendes til kundens e-mailadresse.

Du kan sende ordrebekræftelsen igen ved at klikke på menu (de tre prikker) og vælge Send ordrebekræftelse.

Fakturaer
Hvis ordren skal faktureres, kan du vælge Fakturér nu. Hvis du fakturerer, kan du ikke længere låse ordren op.
Hvis ordren skal betales i kassen, skal du ikke vælge faktura, du finder alle låste ordrer i kassen ved at søge efter den eller scanne den QR-kode, som kunden har fået tilsendt.

Når du har faktureret, vil alle felter være blå for at indikere, at trinnet er gennemført.

Dette vil også blive vist på eventsiden over alle bookinger på eventen.

Tips til nyttige funktioner

**Noter
Der er 3 felter på ordren, som er velegnede til at tage noter. Desuden kan du skrive en note om hver produktlinje i tabellen nederst på siden.

Reference: Vises i referencefeltet på fakturaen. Hvis kunden ønsker, at ordren skal mærkes med et bestemt indkøbsnummer eller navn, er dette felt velegnet til det.

Note: Vises i kommentarfeltet på fakturaen. Der er en grænse på 250 tegn.

Intern note: Vises ikke på fakturaen og er aldrig synlig for kunden. Velegnet til interne noter og bruges af mange til en tidsplan for gennemførelse af en booking.

Upload vedhæftede filer
Du kan uploade så mange vedhæftede filer, som du vil, de fleste formater undtagen video kan uploades. Vælg den vedhæftede fil, og klik på Gem nederst. Hvis du vil uploade flere vedhæftede filer, skal du klikke på Gem hver gang, du kan ikke uploade flere på samme tid. Tallet på fanen Attachments viser antallet af vedhæftede filer, der er blevet uploadet, så du hurtigt kan se, at der er blevet uploadet vedhæftede filer til ordren.

Tilføj flere ressourcer
Du kan tilføje og fjerne "ekstra ressourcer". Det er ressourcer, der er dedikeret til netop denne booking, og som vises i ressourcekalenderen.

Send SMS og e-mail
Ved siden af kundens navn kan du vælge Send e-mail, som automatisk åbner dit e-mailprogram med kunden som modtager. Du kan vælge Send SMS for at sende en SMS til kunden. SMS'en gemmes under fanen Log.