Hvordan opretter jeg en tilbagevendende begivenhed?

Question

Accepted Answer

Et arrangement bruges til at sælge og planlægge billetter, udlejninger og bookinger i kasse- og bookingmodulet. Denne vejledning forklarer, hvordan man opretter en ny tilbagevendende begivenhed.
Arrangementet kan gentages flere gange om dagen i flere dage i træk. Det har mange anvendelsesmuligheder, lige fra en koncert med flere opførelser samme aften eller weekend til ture, der gælder hele året.

Ny begivenhed

For at oprette en ny begivenhed skal du logge ind på administrationspanelet og gå til Booking > Begivenheder og vælge Ny begivenhed.

Vælg mellem billet eller leje. Udlejning bruger ikke tid, men tæller alle bookinger fra 12:00 til 12:00 den følgende dag. Prisen er angivet pr. dag. Se separat guide for udlejning. Billet bruges til alt andet og er "universel".

Hurtig udfyldning

Der vises en quick fill-formular. Dette er en forenklet formular, der viser de vigtigste felter. Du kan vælge kun at indtaste navnet, de andre felter er valgfrie i dette trin. For nye brugere anbefales det at udfylde denne formular, så det næste trin bliver lettere. Det næste trin indeholder mange flere muligheder og kan være lidt overvældende for nye brugere. Det, du udfylder her, kan ændres i næste trin.

1. Titel og sted Giv begivenheden et navn, vælg en afdeling og et sted. Da begivenheden er tilbagevendende, bør datoen normalt ikke være en del af navnet.

2. Tidspunkt
Sæt Tilbagevendende til ON. Vælg en start- og slutdato. Hvis begivenheden er løbende og faktisk ikke har en slutdato, skal du vælge en dato langt ude i fremtiden. Vælg et start- og sluttidspunkt for hver dag. Vælg Lukket på dage, hvor tilbuddet ikke gælder, det er uafhængigt af åbningstiderne. Undtagelser for specifikke datoer kan tilføjes senere. Hvis begivenheden skal køre flere gange på samme dag, skal du bruge Varighed og Pause mellem, det kan du læse mere om under Yderligere udfyldning længere nede på denne side.

BEMÆRK: Du kan ikke deaktivere eller aktivere Tilbagevendende, Hele dagen eller Flere dage, efter at begivenheden er oprettet.

Pris
Vælg produktgruppe og momssats, da dette afgør, hvilken konto indtægten bogføres på i henhold til kontoplanen. Vælg de prisgrupper, der skal være tilgængelige for begivenheden. F.eks. Almindelig, ærespris og børnepris. Hvis du har forskellige priser i weekenden, kan dette tilføjes som en undtagelse senere.

Billetter
Indtast det maksimale antal billetter for hver gang, der kan sælges, i feltet Max capacity. Indtast 9999, hvis der ikke er nogen øvre grænse. Grænsen gælder i hele systemet, og administratorer og medarbejdere vil modtage en advarsel, hvis der er fuldt booket, men har mulighed for at overbooke. Det er ikke muligt at overbooke i online-bookingen. Hvis du f.eks. har en anden kapacitet i weekenden, kan dette tilføjes som en undtagelse senere.
Oplysningerne i bekræftelsen vises i ordrebekræftelsen til kunden og på billetten, hvis du bruger billetter.

Vælg Gem og fortsæt.

Oplysninger til online booking
Hvis arrangementet skal være tilgængeligt i online-bookingen, kan du udfylde oplysningerne her, eller du kan fortsætte.
Det kan være nyttigt at vælge Kategori alligevel, da det bestemmer farven på begivenheden i begivenhedskalenderen.

Vælg Gennemgå og udfyld.

Yderligere udfyldning

Arrangementet er nu oprettet som en kladde. Du kan frit redigere formularen og vælge Gem kladde uden at udgive begivenheden. Du behøver ikke at gemme, når du skriver mellem fanerne. Når du er færdig med at udfylde, skal du vælge Gem og udgiv. Arrangementet vil derefter være tilgængeligt for booking og vil blive vist i online-bookingen, hvis den er slået til. Så længe begivenheden har status som kladde, vil ressourcerne ikke blive reserveret, og begivenhederne vil ikke blive vist i kalenderen.

Denne vejledning forudsætter, at begivenheden er tilbagevendende, se separat vejledning for begivenheder, der ikke er tilbagevendende.

Generelt
Giv begivenheden et navn. Dette navn vil blive brugt i online-bookingen, på kundens kvittering og i eventkalenderen. Navnet skal være kort og præcist. Vælg afdeling og sted, dette bruges til regnskab og i rapporter og vises i ordrebekræftelsen og på kundens billet. Da begivenheden er tilbagevendende, bør datoen normalt ikke være en del af navnet.

Oplysningerne i bekræftelsen vises i kundens ordrebekræftelse og på billetten, hvis du bruger billetter.

Recurring skal være ON, og det kan ikke ændres, efter at begivenheden er publiceret. Hvis du har glemt at slå det til, skal du oprette begivenheden igen.

Vælg en start- og slutdato. Hvis begivenheden er fortløbende og ikke har en egentlig slutdato, skal du vælge en dato langt ude i fremtiden. Vælg et start- og sluttidspunkt for hver dag. Vælg Lukket på dage, hvor tilbuddet ikke tilbydes, dette er uafhængigt af åbningstiderne.

Flere events på samme dag Hvis begivenheden skal finde sted flere gange på samme dag, skal vi bruge Duration og Pause between. Det forklares bedst med et eksempel:

Mandage, indstil Fra 10:00 til 17:00. Sæt Varighed til 45 og Pause mellem til 15. Bemærk, at du kan skrive frit og ikke behøver at vælge en mulighed fra rullelisten. Nu vil der blive oprettet en begivenhed hver hele time, men med en varighed på 45 minutter. Så 10:00 - 10:45, 11:00 - 11:45 osv.

Undtagelser for tidspunkter
Du kan tilføje undtagelser for individuelle datoer eller perioder. *Du kan tilføje så mange undtagelser, som du vil. Hvis du tilføjer flere undtagelser, kan der opstå konflikter, og den undtagelse, du tilføjede sidst, vil have den højeste prioritet.

Eksempel 1: Arrangementet er sat op fra 1. maj til 31. september. I juli har du udvidet åbningstid i weekenden. Vælg Tilføj til undtagelse, vælg Åben, Fra 1. juli til 31. juli, og indtast de udvidede åbningstider i Fra og Til. Vælg fredag, lørdag og søndag. Klik på Gem. Nu vil undtagelsen få åbningstiderne til at blive forlænget i weekenderne i juli.

Eksempel 2: Arrangementet er sat op fra 1. maj til 31. september. I juli har du reduceret åbningstid på hverdage. Vælg Tilføj til undtagelse, vælg Lukket hele dagen, Fra 1. juli til 31. juli, Vælg mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Klik på Gem. Nu vil vi tilføje de reducerede åbningstider. Vælg Tilføj til undtagelse, vælg Åben, Fra 1. juli til 31. juli, og indtast de udvidede åbningstider i Fra og Til. Vælg fredag, lørdag og søndag. Klik på Gem. Nu vil undtagelserne få tiderne til at blive reduceret på hverdage i juli.
Dette kunne også løses med en undtagelse ved at vælge "Lukket" og kun vælge de tider, der afviger fra standardtiderne, men vi mener, at metoden ovenfor giver et bedre overblik over tiden og betragtes som bedste praksis.

Eksempel 3: Arrangementet er sat op fra 1. januar til 31. december. I juli har du lukket. Vælg Tilføj til undtagelse, vælg Lukket hele dagen, Fra 1. juli til 31. juli. Du behøver ikke at vælge dage, da undtagelsen gælder for alle hverdage. Klik på Gem. Nu vil undtagelsen medføre, at ingen tid i juli er tilgængelig.

Ressourcer Hvis begivenheden afhænger af en eller flere ressourcer, kan du vælge de ressourcer, der skal knyttes til begivenheden. Ellers kan du ignorere denne fane.

Vælg ressourcegruppen og den ressource, der skal reserveres. Hvis du ikke vælger en ressource, vil systemet automatisk finde en ledig ressource i ressourcegruppen på bookingtidspunktet. Hvis du slår Shared ON til, vil en ressource blive reserveret med det samme, men hvis det er OFF, vil ressourcen først blive reserveret på bookingtidspunktet. Du kan tilføje op til 20 ressourcer til hver begivenhed.

Online-booking
Hvis begivenheden skal være tilgængelig i onlinebooking, kan du udfylde oplysningerne her, ellers skal du vælge Vis i onlinebooking FRA.
Det kan alligevel være nyttigt at vælge Kategori, da det bestemmer farven på begivenheden i begivenhedskalenderen.

Webadresse: Webadressen bestemmer, hvordan URL'en kommer til at se ud. Nogle kalder det sluggen. Feltet er forudfyldt, så du kan ignorere det, hvis du ikke kender det.
Kategori: Kategorien bruges som et filter i nogle visninger og bestemmer farven på begivenheden i kalenderen.
Publication: date Hvis du ikke ønsker, at begivenheden skal offentliggøres med det samme, kan du vælge en fremtidig dato. Arrangementet vil så ikke være synligt i online booking før denne dato. Lad feltet stå tomt, hvis du ønsker, at begivenheden skal vises i online-booking med det samme. Bemærk, at begivenheden aldrig vil blive vist, så længe den har status som kladde.
Salgsstart: Hvis du vil offentliggøre arrangementet i online-booking, men ikke åbne for salg før en bestemt dato, kan du indtaste datoen her. Lad feltet stå tomt, hvis du vil begynde at sælge med det samme.
Salgsslut: Hvis du vil lukke for nye bookinger, før arrangementet starter, kan du angive en dato her. Arrangementet vil stadig blive vist i onlinebookingen, indtil det slutter. Lad feltet stå tomt, hvis du vil begynde at sælge med det samme.
Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af begivenheden. Her kan du berige teksten med overskrifter, fremhævet tekst osv.
Billede: Upload et billede. Den optimale billedstørrelse er 700x360px. Det vil blive vist i listevisningen i online-bookingen.
Banner: Upload et banner. Bannerbilledet skal være 1920x322px. Banneret vil blive vist over eventbeskrivelsen i online-bookingen.
Billedkarrusel: Hvis du vil, kan du uploade op til 20 billeder, som vil blive vist i en karrusel efter arrangementsbeskrivelsen i online-bookingen.
Vedhæftede filer: Hvis du vil, kan du uploade op til 20 vedhæftede filer, som vises i en liste i bunden af arrangementet i online-bookingen. Det kan f.eks. være materiale, som er nyttigt for dem, der skal deltage i arrangementet. Bilagene kan være billeder, dokumenter, præsentationer. De fleste kendte filtyper understøttes, men ikke videoer.

Kanaler

Vælg, hvilke kanaler du vil gøre begivenheden synlig i. For hver kanal kan du vælge mellem salg og forespørgsel. Forespørgsel betyder, at ordren bliver til en e-mail, mens salg bliver til en egentlig ordre, som automatisk registreres i systemet og reserverer kapacitet og ressourcer. For hver kanal kan du også vælge, om du vil tage imod forudbetaling ved at slå Onlinebetaling fra eller til.
For hver kanal kan du vælge, hvilke prisgrupper der skal være tilgængelige som valg, som standard vil alle prisgrupper, der er angivet under Priser, blive vist i hver kanal.

Priser

En begivenhed har mulighed for flere prismodeller. Du kan angive en pris pr. ordre og en ekstra pris pr. person. For hver prisgruppe kan du angive en individuel pris.

Basispris: Du kan vælge at sætte en pris pr. booking. Dette er i kontanter uanset antallet af personer. Et eksempel på brug er en event-tur. Så kan du tage en basispris for selve turen og en ekstra pr. person.
Pris pr. person: Indtast prisen pr. person. Denne pris vil gælde for alle prisgrupper, hvor du ikke angiver en anden pris. Bemærk, at 0 er tilladt, hvis det er et gratis arrangement, eller hvis prisen pr. person ikke skal påvirke den samlede pris.
Prisgruppe: Vælg prisgruppen, og indtast prisen, hvis den skal afvige fra prisen pr. person. Ved at trykke på + kan du tilføje så mange prisgrupper, som du vil.

Undtagelser til priser

Du kan tilføje undtagelser for enkelte datoer eller perioder. *Du kan tilføje så mange undtagelser, som du vil. Hvis du tilføjer flere undtagelser, kan der opstå konflikter, og den undtagelse, du tilføjede sidst, vil få højeste prioritet.

Eksempel: Arrangementet er sat op fra 1. maj til 31. september. I juli har du forskellige priser i weekenden. Vælg Tilføj til undtagelser, vælg Fra 1. juli til 31. juli, og indtast forskellige priser for hver prisgruppe. Vælg fredag, lørdag og søndag. Klik på Gem. Nu vil undtagelsen tilsidesætte priserne i weekenderne i juli.

Kapacitet

Du kan styre kapaciteten for hvert arrangement. Hvis der ikke er nogen kapacitetsgrænse, kan du vælge at sætte maks. kapacitet til 9999.

Min kapacitet: Hvis du kræver, at kunden bestiller mindst 2 billetter, kan du indtaste 2 i dette felt. Ellers skal du lade feltet være tomt.
Maks. kapacitet: Indtast det maksimale antal billetter, du vil sælge til arrangementet. Hvis der ikke er nogen kapacitetsgrænse, skal du indtaste 9999.
Prisgrupper: For hver prisgruppe kan du justere kapaciteten individuelt. Du kan f.eks. sætte den maksimale kapacitet til 100, men angive en kapacitet på 20 børn. Det betyder, at når du kun har solgt 18 billetter i prisgruppen Børn, er der kun 2 billetter mere af denne type til rådighed, men stadig 82 andre billetter. Dette er også meget brugt, når man sælger VIP-billetter. Dette værktøj er meget avanceret og giver dig mulighed for at have en samlet kapacitet for hver prisgruppe, der er højere eller lavere end den maksimale kapacitet. Vi vil ikke komme nærmere ind på disse muligheder her, og for de fleste brugere er det ikke relevant. Du tilføjer flere prisgrupper under Priser.

Undtagelser for kapacitet
Du kan tilføje undtagelser for enkelte datoer eller perioder. Du kan tilføje så mange undtagelser, som du vil. Hvis du tilføjer flere undtagelser, kan der opstå konflikter, og den undtagelse, du tilføjede sidst, vil have den højeste prioritet.

Et eksempel: Arrangementet er sat op fra 1. maj til 31. september. I juli har du reduceret kapacitet på hverdage. Vælg Tilføj til undtagelser, vælg Fra 1. juli til 31. juli, og indtast kapaciteten for hver prisgruppe. Vælg mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Klik på Gem. Nu vil undtagelsen medføre, at kapaciteten tilsidesættes på hverdage i juli.

*Bemærk, at du ikke kan tilføje undtagelser for Min kapacitet og Max kapacitet.

Avanceret

Dette er avancerede indstillinger, og det er vigtigt, at du er klar over, hvad hver af disse indstillinger påvirker, hvis du vil afvige fra standarden.

Begivenhedstype: Her vises den type begivenhed, du valgte, da du oprindeligt oprettede begivenheden. Den kan ikke ændres. I praksis afgør begivenhedstypen, hvilke felter der er tilgængelige.
Vis sluttidspunkt Indstil til ON, hvis du vil vise, hvornår begivenheden slutter i de oplysninger, kunden får. Dette er OFF som standard. Eksempel hvis OFF: Onsdag den 1. juni 2022 kl. 20:00 Eksempel hvis ON: Onsdag den 1. juni 2022 kl. 20:00 - 23:00
Send ticket: Indstil til ON, hvis kunden skal modtage en billet med en QR-kode. Indstil til OFF, hvis kunden kun skal modtage en ordrebekræftelse. Hvis kunden skal fremvise en billet til en person eller en billetspærre ved ankomsten, skal denne indstilling normalt være ON.
Unik QR-kode til hver deltager: Indstil til ON, hvis kunden skal modtage lige så mange billetter (QR-koder) som antallet af personer. Sæt til OFF, hvis kunden skal have én billet (QR-kode) uanset antallet af personer. Som regel er det kun meget attraktive festivaler, der sætter denne til ON. Sæt den til OFF, hvis du er usikker.
Tillad nye bookinger efter arrangementets start: Sæt den til ON, hvis kunden skal kunne købe billetter helt frem til arrangementets afslutning. Et eksempel på brug er et åbent arrangement, der varer hele dagen, hvor det ikke er vigtigt, hvornår kunden ankommer. Bruges ofte sammen med indgangsbilletter, hvis man også vil sælge billetter til den aktuelle dag.
Produktgruppe: Vælg produktgruppe, det bestemmer, hvilken konto omsætningen skal bogføres på i henhold til kontoplanen. Valget kan ikke ændres, efter at arrangementet er blevet offentliggjort.
Momssats: Vælg momssats, dette bestemmer, hvilken konto omsætningen bogføres på i henhold til kontoplanen. Valget kan ikke ændres, efter at begivenheden er blevet offentliggjort.
E-mail: Indtast en e-mailadresse, hvis du ønsker at modtage en kopi af alle ordrebekræftelser, der sendes til kunder. Hvis du har valgt, at kanalen skal sende forespørgsel, bruges denne e-mailadresse også.
Spørgsmålsbank: Hvis du vil, kan du stille spørgsmål og få svar fra kunden i forbindelse med bestillingen. Spørgsmålsbanken skal sættes op på forhånd.