Hvordan opretter jeg en begivenhed?

Question

Accepted Answer

En event bruges til at sælge og planlægge billetter, udlejning og bookinger i checkout- og bookingmodulet. Denne guide forklarer, hvordan man opretter en ny begivenhed.

Ny begivenhed

For at oprette en ny begivenhed skal du logge ind på administrationspanelet og gå til Booking > Begivenheder og vælge Ny begivenhed.

Vælg mellem billet, leje eller entré.

Udlejning bruger ikke tid, men tæller alle bookinger fra 12:00 til 12:00 den følgende dag. Prisen er angivet pr. dag. Se separat guide for udlejning.

Billet bruges til alt andet og er "universel".

Hurtig udfyldning
En formular til hurtig udfyldning vises. Dette er en forenklet formular, der viser de vigtigste felter. Du kan vælge kun at indtaste dit navn, de andre felter er valgfrie i dette trin. For nye brugere anbefales det at udfylde denne formular, så det næste trin er lettere. Det næste trin indeholder mange flere muligheder og kan være lidt overvældende for nye brugere. Det, du indtaster her, kan ændres i næste trin.

Titel og sted Giv begivenheden et navn, vælg en afdeling og et sted.

Tidspunkt
Hvis begivenheden skal gentages flere gange, skal du sætte tilbagevendende til ON. I denne vejledning antages det, at begivenheden ikke er tilbagevendende, se den separate vejledning for tilbagevendende begivenheder. Vælg den dato og det klokkeslæt, hvor begivenheden starter og slutter.

**Man kan ikke deaktivere eller aktivere Tilbagevendende, Hele dagen eller Flere dage, efter at begivenheden er oprettet.

Pris
Vælg en produktgruppe og en momssats, som bestemmer, hvilken konto indtægten bogføres på i henhold til kontoplanen. Vælg de prisgrupper, der skal være tilgængelige for arrangementet. For eksempel. Regular, Honors og Children.

Billetter
Indtast det maksimale antal billetter, der kan sælges, i feltet Maks. kapacitet. Indtast 9999, hvis der ikke er nogen øvre grænse. Grænsen gælder i hele systemet, og administratorer og medarbejdere får en advarsel, når der er fuldt booket, men har mulighed for at overbooke. Det er ikke muligt at overbooke i onlinebooking.
Oplysningerne i bekræftelsen vises i ordrebekræftelsen til kunden og på billetten, hvis du bruger billetter.

Vælg Gem og fortsæt.

Information til online booking
Hvis arrangementet skal være tilgængeligt i onlinebooking, kan du udfylde oplysningerne her, eller du kan fortsætte.
Det kan være nyttigt at vælge Kategori alligevel, da det bestemmer farven på begivenheden i begivenhedskalenderen.

Vælg Review og afslut.

Yderligere udfyldning

Arrangementet er nu oprettet som en kladde. Du kan frit redigere formularen og vælge Gem kladde uden at udgive begivenheden. Du behøver ikke at gemme, når du skriver mellem fanerne. Når du er færdig med at udfylde, skal du vælge Gem og udgiv. Arrangementet vil derefter være tilgængeligt for booking og vil blive vist i online booking, hvis det er slået til. Så længe begivenheden har status som kladde, er der ikke reserveret ressourcer, og begivenheden vises ikke i kalenderen.

**Generelt
Giv begivenheden et navn. Dette navn vil blive brugt i online-bookingen, på kundens kvittering og i eventkalenderen. Navnet skal være kort og præcist. Vælg afdeling og sted, dette bruges til regnskab og i rapporterne, og vises i ordrebekræftelsen og på kundens billet.
Oplysningerne i bekræftelsen vises i kundens ordrebekræftelse og på billetten, hvis du bruger billetter.
Hvis begivenheden skal gentages flere gange, skal du sætte tilbagevendende til ON. Denne vejledning forudsætter, at begivenheden ikke er tilbagevendende, se den separate vejledning for tilbagevendende begivenheder. Varighed og pause mellem er kun relevant for tilbagevendende begivenheder. Vælg dato og klokkeslæt for begivenhedens start og slut. Hvis tidspunktet ikke er vigtigt, kan du sætte ON til Hele dagen.

Ressourcer Hvis begivenheden afhænger af en eller flere ressourcer, kan du vælge de ressourcer, der skal knyttes til begivenheden. Ellers kan du ignorere denne fane.

Vælg ressourcegruppen og den ressource, der skal reserveres. Hvis du ikke vælger en ressource, vil systemet automatisk finde en ledig ressource i ressourcegruppen på bookingtidspunktet. Hvis du sætter "ON" på Shared, vil en ressource blive reserveret med det samme, men hvis den er "OFF", vil ressourcen først blive reserveret på bookingtidspunktet. Du kan tilføje op til 20 ressourcer til hver begivenhed.

Online-booking
Hvis begivenheden skal være tilgængelig i online-booking, kan du udfylde oplysningerne her, ellers skal du vælge Vis i online-booking FRA.
Det kan være nyttigt at vælge Kategori alligevel, da det bestemmer farven på begivenheden i begivenhedskalenderen.

Webadresse:** Webadressen bestemmer, hvordan URL'en kommer til at se ud. Nogle kalder det sluggen. Feltet er forudfyldt, så du kan ignorere det, hvis du ikke kender det.
Kategori: Kategorien bruges som et filter i nogle visninger og bestemmer farven på begivenheden i kalenderen.
Publiceringsdato:** Hvis du ikke ønsker, at begivenheden skal publiceres med det samme, kan du vælge en fremtidig dato. Arrangementet vil så ikke være synligt i onlinebooking før denne dato. Lad feltet stå tomt, hvis du ønsker, at begivenheden skal vises i online-booking med det samme. Bemærk, at begivenheden aldrig vil blive vist, så længe den har status som kladde.
Salgsstart: Hvis du vil offentliggøre arrangementet i online-booking, men ikke åbne for salg før en bestemt dato, kan du indtaste datoen her. Lad feltet stå tomt, hvis du vil begynde at sælge med det samme.
Salgsslut: Hvis du vil lukke for nye bookinger, før arrangementet starter, kan du angive en dato her. Arrangementet vil stadig blive vist i onlinebookingen, indtil det slutter. Lad feltet stå tomt, hvis du vil begynde at sælge med det samme.
Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af begivenheden. Her kan du berige teksten med overskrifter, fremhævet tekst osv.
Billede: Upload et billede. Den optimale billedstørrelse er 700x360px. Det vil blive vist i listevisningen i online-bookingen.
Banner: Upload et banner. Bannerbilledet skal være 1920x322px. Banneret vil blive vist over eventbeskrivelsen i online-bookingen.
Billedkarrusel:** Hvis du vil, kan du uploade op til 20 billeder, som vil blive vist i en karrusel efter arrangementsbeskrivelsen i online-bookingen.
Vedhæftede filer:** Hvis du vil, kan du uploade op til 20 vedhæftede filer, som vises i en liste i bunden af arrangementet i online-bookingen. Det kan f.eks. være materiale, som er nyttigt for dem, der skal deltage i arrangementet. Bilagene kan være billeder, dokumenter, præsentationer. De fleste kendte filtyper understøttes, men ikke videoer.

Kanaler
Vælg, hvilke kanaler du vil gøre begivenheden synlig i. For hver kanal kan du vælge mellem salg og forespørgsel. Forespørgsel betyder, at ordren bliver til en e-mail, mens salg bliver til en egentlig ordre, som automatisk registreres i systemet og reserverer kapacitet og ressourcer. For hver kanal kan du også vælge, om du vil tage imod forudbetaling ved at slå Onlinebetaling fra eller til.
For hver kanal kan du vælge, hvilke prisgrupper der skal være tilgængelige som valg, som standard vil alle prisgrupper, der er angivet under Priser, blive vist i hver kanal.

Priser En begivenhed har mulighed for flere prismodeller. Du kan angive en pris pr. ordre og en ekstra pris pr. person. For hver prisgruppe kan du angive en individuel pris.

Basispris: Du kan vælge at sætte en pris pr. ordre. Dette er i kontanter uanset antallet af personer. Et eksempel på brug er en event-tur. Så kan du tage en basispris for selve turen og en ekstra pr. person.
Pris pr. person: Indtast prisen pr. person. Denne pris vil gælde for alle prisgrupper, hvor du ikke angiver en anden pris. Bemærk, at 0 er tilladt, hvis det er et gratis arrangement, eller hvis prisen pr. person ikke skal påvirke den samlede pris.
Prisgruppe: Vælg prisgruppen, og indtast prisen, hvis den skal afvige fra prisen pr. person. Ved at trykke på + kan du tilføje så mange prisgrupper, som du vil.

Kapacitet

Du kan styre kapaciteten for hvert arrangement. Hvis der ikke er nogen kapacitetsgrænse, kan du vælge at sætte max-kapaciteten til 9999.

Min kapacitet: Hvis du kræver, at kunden bestiller mindst 2 billetter, kan du indtaste 2 i dette felt. Ellers skal du lade feltet være tomt.
Maks. kapacitet:** Indtast det maksimale antal billetter, du vil sælge til arrangementet. Hvis der ikke er nogen kapacitetsgrænse, skal du indtaste 9999.
Prisgrupper:** For hver prisgruppe kan du justere kapaciteten individuelt. Du kan f.eks. sætte den maksimale kapacitet til 100, men angive en kapacitet på 20 børn. Det betyder, at når du kun har solgt 18 billetter i prisgruppen Børn, er der kun 2 billetter mere af denne type til rådighed, men der er stadig 82 andre billetter til rådighed. Dette er også meget brugt, når man sælger VIP-billetter. Dette værktøj er meget avanceret og giver dig mulighed for at have en samlet kapacitet for hver prisgruppe, der er højere eller lavere end den maksimale kapacitet. Vi vil ikke komme nærmere ind på disse muligheder her, og for de fleste brugere er det ikke relevant. Du tilføjer flere prisgrupper under Priser.

Avanceret

Dette er avancerede indstillinger, og det er vigtigt, at du er godt inde i, hvad hver af disse indstillinger påvirker, hvis du vil afvige fra standardindstillingerne.

Begivenhedstype: Her vises den type begivenhed, du valgte, da du oprindeligt oprettede begivenheden. Den kan ikke ændres. I praksis afgør begivenhedstypen, hvilke felter der er tilgængelige.
Vis sluttidspunkt:** Indstil til ON, hvis du vil vise, hvornår begivenheden slutter i de oplysninger, kunden får. Dette er OFF som standard. Eksempel hvis OFF: Onsdag den 1. juni 2022 kl. 20:00 Eksempel hvis ON: Onsdag den 1. juni 2022 kl. 20:00 - 23:00
Send ticket: Indstil til ON, hvis kunden skal modtage en billet med en QR-kode. Indstil til OFF, hvis kunden kun skal modtage en ordrebekræftelse. Hvis kunden skal fremvise en billet til en person eller en billetspærre ved ankomsten, skal denne indstilling normalt være ON.
Unik QR-kode:** for hver deltager Indstil til ON, hvis kunden skal modtage lige så mange billetter (QR-koder) som antallet af personer. Sæt til OFF, hvis kunden skal have én billet (QR-kode) uanset antallet af personer. Som regel er det kun meget attraktive festivaler, der sætter denne til ON. Sæt den til OFF, hvis du er usikker.
Tillad nye bookinger efter arrangementets start:** Sæt den til ON, hvis kunden skal kunne købe billetter helt frem til arrangementets afslutning. Et eksempel på brug er et åbent arrangement, der varer hele dagen, hvor det ikke er vigtigt, hvornår kunden ankommer. Bruges ofte sammen med indgangsbilletter, hvis man også vil sælge billetter til den aktuelle dag.
Produktgruppe: Vælg produktgruppe, det bestemmer, hvilken konto omsætningen skal bogføres på i henhold til kontoplanen. Valget kan ikke ændres, efter at arrangementet er blevet offentliggjort.
Momssats: Vælg momssats, dette bestemmer, hvilken konto omsætningen bogføres på i henhold til kontoplanen. Valget kan ikke ændres, efter at begivenheden er blevet offentliggjort.
E-mail:** Indtast en e-mailadresse, hvis du ønsker at modtage en kopi af alle ordrebekræftelser, der sendes til kunder. Hvis du har valgt, at kanalen skal sende forespørgsel, bruges denne e-mailadresse også.
Spørgsmålsbank:** Hvis du vil, kan du stille spørgsmål og få svar fra kunden i forbindelse med bestillingen. Spørgsmålsbanken skal sættes op på forhånd.