Du har mulighed for selv at importere produkter til Loomis-Pay med en CSV-fil med semikolonseparerede kolonner. Du kan importere nye produkter, og du kan importere eksisterende produkter for at opdatere f.eks. prisen.

Download fil til import
Log ind på administrationspanelet, og gå til produkter. Tryk på ikonet med pilene, og tryk på Import.

I det nye vindue finder du eksempelfiler for simpel import (produkter uden varianter) og import med varianter (variantprodukter). Eksempelfilen indeholder de mest almindeligt anvendte værdier for produktimport.

Import af værdi(er), der ikke er anført i eksempelfilen, sker ved at tilføje en kolonne for den ønskede importerede værdi, f.eks. ved import af brugerdefinerede felter.

Download den relevante eksempelfil, og åbn den i Excel.

• For at opdatere produkter skal du kun bruge produktnummeret og det felt/den kolonne, du vil opdatere. F.eks. pris ekskl. moms.

• For at opdatere og oprette nye produkter skal du have felterne: produktnr., navn, produktgruppe, pris ekskl./inkl. moms og momssats. Alle andre felter er valgfrie.

Når du er færdig med at indtaste produkter og relevante felter/kolonner, skal du gemme filen som CSV (semikolonafgrænset).

Upload fil til import

Log ind på administratorpanelet, og gå til Produkter. Klik på pileikonet, og klik på Import. Klik på Upload for at uploade den CSV-fil, du lige har gemt.

Vælg, om du vil oprette nye produkter og opdatere eksisterende, eller om du kun vil opdatere eksisterende produkter. Læs advarslen, og godkend, hvis du er enig.

Filen er nu uploadet, og systemet beder dig om at vælge, hvilken kolonne i Excel-arket der hører til hvilket felt på produktkortet. Hvis du har brugt de samme overskrifter som i eksempelfilen, burde felterne være knyttet sammen automatisk, men tjek for at være sikker.

Den uploadede fil kan maksimalt indeholde 100.000 rækker + overskrift. Filen skal opdeles før import af større produktregistre.

Opdater værdier for alle produkter i importfilen
Flere værdier kan opdateres uden at blive listet i importfilen.

Klik på rullemenuen for den værdi, du vil opdatere, og vælg den ønskede opdaterede værdi. Opdateringen gælder for alle produkter, der er anført i importfilen.

Eksemplet viser, hvordan værdien "Vis i onlinebutik" kan opdateres for alle produkter i importfilen ved at vælge ON eller OFF.
Disse værdier m.m. kan opdateres uden at blive listet i importfilen: Leverandør, Producent, Inkluder, Vis i onlinebutik, Brug lagerstyring osv.

For at følge status for importen kan man vælge Import og trykke på "Update" for at opdatere status.

Afhængigt af antallet af produkter, og hvilken uploadmulighed du vælger, kan det tage alt fra 10 sekunder til et par timer at uploade.

Når den er færdig med at uploade, skal du tage et par tilfældige prøver. Hvis der er nogen fejlmeddelelser, skal du se på fejlmeddelelserne og rette dem i overensstemmelse hermed.

Fejl under import
Hvis importfilen indeholder værdier, der ikke accepteres, eller som mangler, får du en fejlmeddelelse, der specificerer problemet. Importen stoppes, og problemet skal rettes, før importen udføres igen.

Denne fejlmeddelelse beskriver, at værdien "Stregkode" i række 1 i importfilen indeholder en stregkode, der allerede er i brug af et produkt i Loomis-Pay.
Enten skal stregkoden fjernes i importfilen for det angivne produkt eller på et eksisterende produkt i Loomis-Pay før import.

Hvordan skal filen formateres?

En detaljeret forklaring af de forskellige produktparametre kan findes her.

Disse parametre kan importeres.

**Rækker markeret med * og ** er obligatoriske felter for at oprette produkter.

Rækker markeret med ** er påkrævet for at opdatere produkter. Variant er kun påkrævet, hvis der anvendes varianter.

• Variant:* Forbinder produktet med det overordnede produkt. Bruges f.eks. T-shirt med forskellige størrelser.

• Produktnr.:** Produktnr. bruges til at identificere produktet i systemet. Hvis produktnummeret ikke allerede er i brug, oprettes et nyt produkt.
  Hvis produktnummeret allerede findes, vil værdierne i importen blive opdateret for produktet. Feltet er søgbart i systemet.

• Navn:* Definerer produktets navn. Produktnavnet vises på kvitteringen og er søgbart i systemet.
  
  For varianter er det kun den tekst, der definerer varianten, der skal vises som navn på variantrækken i importfilen. Hovedprodukt + variantnavn kombineres som navn for variantprodukter på kvitteringen osv.

• Stregkode**: Unik værdi pr. produkt. Hvis en stregkode er i brug flere steder, eller allerede er i brug, giver importen dig en fejlmeddelelse og angiver, hvilken stregkode og række i excel-filen problemet ligger i. NB: Hvis du har en stregkode, der starter med 0, skal kolonnen formateres som "Ren tekst" før importen. Ellers vil dette blive ignoreret.

• Indkøbspris Den pris, du betaler pr. produkt, du køber hos en leverandør. BEMÆRK! Både kostpris og indkøbspris skal importeres, selvom de har samme værdi.

• Pris inkl. moms:* Den pris, kunden betaler. Prisen skal beregnes inklusive moms.

• Momssats:* Momssats for produktet. Kun tallet, f.eks. 25, 15, 0, eventuelle andre specifikke momssatser.

• Produktgruppe:* Bruges til rapportering og kategorisering for alle onlinebutikker og onlinebestillingsløsninger. Dette kan sættes op som et hierarki, f.eks. "Hovedgruppe > Undergruppe > Undergruppe" BEMÆRK! vigtigt, at " > " kun bruges til at definere undergrupper.

• Producent: Bruges til bedre rapporter og lettere produktsøgning.

• Leverandør: Bruges til bedre rapporter og lettere registrering af indkøbsordrer.

• Beskrivelse: Bruges til onlinebutik og onlinebestillingsløsninger eller eventuelt som en intern note. Feltet vises ikke på kvitteringen. Indholdet i denne celle skal begynde og slutte med følgende tegn: " (Skjul tegn)

• Leverandørens produktnummer: Registrer din leverandørs produktnummer for produktet. Feltet må ikke være unikt, f.eks. flere størrelser af samme produkt, hvor alle har samme produktnummer fra leverandøren.

• Omkostningspris: Den samlede pris, du har betalt pr. enhed. BEMÆRK! Både kostpris og indkøbspris skal importeres, selvom de har samme værdi.

• Inkluderer: Importeres som True/False-værdi. Bestemmer, om produktet er underlagt en reguleret momssats baseret på "Include"-funktionen.

• Unit: Definerer, hvilken enhed produktet sælges som. Se din enhedsoversigt under "Indstillinger > Enhed".

• Opfølgning Det produkt, du indtaster som opfølgning, tilføjes automatisk, hvis dette produkt sælges ved kassen. Importeres som produktnummeret for den ønskede opfølgning.

• Vis i onlineordre: Importeres som True/False-værdi. Bestemmer, om produktet vises i onlinebestillingen.

• Show in online store Importeres som True/False-værdi. Bestemmer, om produktet er synkroniseret med den integrerede online butiksløsning.

• Serienummer: Importeres som True/False-værdi. Bestemmer, om produktet kan registreres med et serienummer ved salg. BEMÆRK! Kræver arbejdsordremodul

• Spørg efter antal/vægt: Importeres som True/False-værdi. Operatøren bliver bedt om at angive antal/vægt, når produktet vælges i kasseskærmen. Bruges hovedsageligt med integrerede vægte til produkter i løs vægt.

• Auto. kostpris: Importeres som True/False-værdi. Hvis værdien er true, vil kostprisen automatisk blive beregnet og registreret på produktet baseret på udfyldte varekvitteringer.

• Kvitteringsprinter: Bruges til at registrere udskrivning af køkkenkvitteringer. Navnet på printeren defineres i feltet. Matchet er nøjagtigt og skelner mellem store og små bogstaver. Det er vigtigt, at navnet er konsistent. Defineres kun for produkter, hvor der skal bruges kvitteringer. BEMÆRK! Kræver restaurantmodul.

• Produktvalg: Bruges til nem registrering af noter på et produkt. Eksempel: forskellige tilberedningsgrader, som nemt kan vælges som noter på produkter. Noten vises både på bonen og på kvitteringen. Importeres som almindelig tekst og adskilles med ","

• Tilbudspris: Tilbudspris vælges i stedet for standardpris og viser, at produktet er på tilbud. Tilbudsprisen kan importeres som blank/null ved at definere "null" i importfilen.

• Brugerdefinerede felter: Brugerdefinerede felter kan importeres til systemet. Dette er kun et tekstfelt. Det har ingen automatiseret funktion, men bruges til produktsøgninger og rapporter.

• Spørg efter pris Importeres som sand/falsk-værdi. Kassemedarbejderen bliver bedt om at oplyse prisen på produktet, når det lægges i indkøbskurven.

• Kundegruppeprisliste: Pris inkl. moms for en given kundegruppe. En given kundegruppes pris fjernes ved at vælge "Fjern" i rullemenuen under en given kundegruppe ved import.

• Brug lagerstyring: Importeres som True/False-værdi.

• Min. lager: Indstil minimumsmængde på lager for ordreforslag. Kræver, at afdelingen er angivet i importfilen, hvis du har flere afdelinger.

Kun kolonner fra importfilen vil blive registreret ved oprettelse af nye produkter eller eventuelt opdateret ved opdatering af allerede eksisterende produkter.

Importfiler kan maksimalt være på 100.000 rækker + header. Hvis filen er større, skal den opdeles før import.

>TIP: Du kan også lave en produkteksport først og bruge den til at behandle produktoplysningerne. For at eksportere skal du logge ind på administrationspanelet og vælge Eksport i stedet for Import. Hvis du vælger CSV-format for eksportfilen, skal filen formateres som almindelig tekst, før du opdeler kolonnerne.

Du kan også importere billeder til produkterne, hvis du ønsker det.