En bokning är en order som innehåller försäljning av varor, biljetter och/eller hyra för ett eller flera evenemang. Bokningsorder är kopplade till lagerhantering på samma sätt som kundorder, men har inte funktioner för följesedlar, fraktsedlar och andra logistikspecifika moduler.

För att skapa en ny bokning kan du välja flera sätt att börja på:

• Gå till Bokning > Bokningar och välj Ny bokning. Du börjar nu från ett "oskrivet blad".

• Gå till Bokning > Evenemangskalender och klicka på ett evenemang. Du börjar nu med evenemanget och tiden förvalda.

• Gå till Bokning > Evenemangskalender och välj en tid i kalendern. Du börjar nu med det förvalda evenemanget.

Ny bokning

Välj avdelning
Längst upp till höger hittar du en rullgardinslista för avdelningar. Om du inte har flera avdelningar kan du ignorera detta steg. Avdelning är förvald om din användare är kopplad till en avdelning.

Välj kund
Välj en befintlig kund genom att söka på namn eller telefonnummer. Du kan också skapa en ny kund genom att välja Ny registrering.

Välj evenemang
Välj ett evenemang från listan, du kan söka med fritext i rullgardinsmenyn. Observera att listan visar alla evenemang och att de föregående evenemangen visas längst ned. Händelser som tillhör andra avdelningar visas också och kan väljas. Du kan alternativt skapa ett nytt event om du vill boka något som inte ingår i det ordinarie utbudet, välj Nytt event längst ner.

Välj tid
Du kan välja ett datum och en tid från listan, eller välja en manuellt som inte ingår i det ordinarie erbjudandet.

Välj antal
Välj antal för varje prisgrupp. Till vänster ser du kapaciteten, 50 av 50 betyder att det finns 50 tillgängliga av en maximal kapacitet på 50. Du kan också åsidosätta priset om du vill.

Justeringar
I listan kan du se de orderrader som har lagts till. Håll muspekaren över fältet till vänster för att ta bort en rad.
Tillgänglig visar den tillgängliga kapaciteten för evenemanget och den kvantitet som finns i lager för produkterna. Du kan fritt justera kvantitet, pris och rabatt.

Du kan lägga till ytterligare evenemang eller produkter från rullgardinslistorna ovanför tabellen.

Hantering av bokningen

Du kan välja att spara utkast eller spara och låsa. Om du sparar som utkast kommer kapaciteten inte att reserveras, bokningen kommer inte att visas i kalendern och för produkter kommer lagret inte att reserveras.

Om du vill spara nu och fortsätta senare väljer du Save draft (Spara utkast). Dessutom antar vi att du vill spara och låsa.

Låsa bokningen

Välj Lock booking (Lås bokning). Kapaciteten kommer nu att vara reserverad och bokningen kommer att visas i evenemangskalendern. Genom att trycka på meny (de tre prickarna) kan du låsa upp beställningen. Ordern kan låsas upp så länge den inte har fakturerats eller förskottsbetalats online.

Skicka orderbekräftelse
Om du vill kan du skicka en orderbekräftelse till kunden. Orderbekräftelsen skickas till kundens e-postadress.

Du kan skicka orderbekräftelsen på nytt genom att klicka på meny (de tre punkterna) och välja Skicka orderbekräftelse.

Fakturor
Om ordern ska faktureras kan du välja Fakturera nu. Om du fakturerar kan du inte längre låsa upp ordern.
Om ordern ska betalas i kassan ska du inte välja faktura, du hittar alla låsta order i kassan genom att söka efter den eller scanna QR-koden som kunden har fått skickad till sig.

När du har fakturerat kommer alla fält att vara blå för att indikera att steget har slutförts.

Detta kommer också att visas på evenemangssidan ovanför alla bokningar på evenemanget.

Tips för användbara funktioner

Anteckningar
Det finns 3 fält på ordern som lämpar sig väl för att göra anteckningar. Dessutom kan du skriva en anteckning om varje produktlinje i tabellen längst ner på sidan.

Referens: Visas i referensfältet på fakturan. Om kunden vill att ordern ska märkas med ett specifikt inköpsnummer eller namn lämpar sig detta fält väl för det.

Anmärkning: Visas i fältet för kommentarer på fakturan. Det finns en begränsning på 250 tecken.

Intern anteckning: Visas inte på fakturan och är aldrig synlig för kunden. Lämplig för interna anteckningar och används av många för ett schema för att slutföra en bokning.

Ladda upp bilagor
Du kan ladda upp så många bilagor du vill, de flesta format utom video är tillåtna att ladda upp. Välj bilaga och klicka på Spara längst ner. Om du ska ladda upp flera bilagor måste du klicka på Spara varje gång, du kan inte ladda upp flera samtidigt. Siffran i fliken Bilagor visar antalet bilagor som har laddats upp, så att du snabbt kan se att bilagor har laddats upp till ordern.

Lägga till fler resurser
Du kan lägga till och ta bort "extra resurser". Dessa är resurser som är dedikerade till just den här bokningen och visas i resurskalendern.

Skicka SMS och e-post
Bredvid kundens namn kan du välja Skicka e-post, vilket automatiskt öppnar ditt e-postprogram med kunden som mottagare. Du kan välja Skicka SMS för att skicka ett SMS till kunden. SMS:et sparas under fliken Logg.