Hur skapar jag ett återkommande evenemang?

Question

Accepted Answer

Ett event används för att sälja och planera biljetter, hyror och bokningar i kassa- och bokningsmodulen. I den här guiden beskrivs hur du skapar en ny återkommande händelse.
Evenemanget kan upprepas flera gånger per dag under flera dagar i rad. Det har många användningsområden, allt från en konsert som kommer att ha flera föreställningar samma kväll eller helg till turer som gäller under hela året.

Ny händelse

För att skapa ett nytt evenemang loggar du in på administrationspanelen och går till Booking > Events och väljer New event.

Välj mellan biljett eller uthyrning. Uthyrning använder inte tid, men räknar alla bokningar från 12:00 till 12:00 dagen efter. Priset anges per dag. Se separat guide för uthyrning. Ticket används för allt annat och är "universal".

Snabb ifyllnad

Ett formulär för snabb ifyllnad visas. Detta är ett förenklat formulär som visar de viktigaste fälten. Du kan välja att bara ange namnet, de andra fälten är valfria i detta steg. För nya användare rekommenderas att fylla i det här formuläret så att nästa steg blir enklare. Nästa steg kommer att innehålla många fler alternativ och kan vara något överväldigande för nya användare. Det du fyller i här kan du ändra i nästa steg.

1. Titel och plats Ge evenemanget ett namn, välj en avdelning och en plats. Eftersom evenemanget är återkommande bör datumet vanligtvis inte vara en del av namnet.

2. Tid
Ställ in Återkommande på PÅ. Välj ett start- och slutdatum. Om händelsen är pågående och inte har något slutdatum måste du välja ett datum långt fram i tiden. För varje dag väljer du en start- och sluttid. Välj Stängt de dagar då erbjudandet inte gäller, detta är oberoende av öppettider. Undantag för specifika datum kan läggas till senare. Om evenemanget ska köras flera gånger samma dag måste du använda Duration och Pause between, du kan läsa mer om detta under Further filling in längre ner på denna sida.

NOTE: Du kan inte avaktivera eller aktivera Återkommande, Hela dagen eller Flera dagar efter att evenemanget har skapats.

Pris
Välj produktgrupp och momssats, detta avgör vilket konto som intäkterna bokförs på enligt kontoplanen. Välj de prisgrupper som ska vara tillgängliga för evenemanget. Exempelvis. Ordinary, Honors och Children. Om du har olika priser på helger kan detta läggas till som ett undantag senare.

Biljetter
Ange det maximala antalet biljetter för varje tid som kan säljas i fältet Max capacity. Ange 9999 om det inte finns någon övre gräns. Gränsen gäller i hela systemet, administratörer och anställda får en varning om det är fullbokat, men har möjlighet att överboka. Det är inte möjligt att överboka i onlinebokningen. Om ni har en annan kapacitet på t.ex. helger kan detta läggas till som ett undantag i efterhand.
Information i bekräftelsen kommer att visas i orderbekräftelsen till kunden, och på biljetten om du använder biljetter.

Välj Spara och fortsätt.

Information för onlinebokning
Om evenemanget ska vara tillgängligt i onlinebokningen kan du fylla i informationen här, eller så kan du fortsätta.
Det kan vara bra att välja Kategori i alla fall, det avgör vilken färg evenemanget får i evenemangskalendern.

Välj Granska och slutför.

Ytterligare ifyllnad

Evenemanget har nu skapats som ett utkast. Du kan fritt redigera formuläret och välja Spara utkast utan att publicera händelsen. Du behöver inte spara när du skriver mellan flikarna. När du är klar med ifyllandet väljer du Spara och publicera. Evenemanget kommer då att vara tillgängligt för bokning och visas i onlinebokningen om den är aktiverad. Så länge evenemanget har statusen utkast kommer resurserna inte att reserveras och evenemangen kommer inte att visas i kalendern.

Denna guide förutsätter att händelsen är återkommande, se separat guide för händelser som inte är återkommande.

**Allmänt
Ge evenemanget ett namn. Detta namn kommer att användas i onlinebokningen, på kundens kvitto och i evenemangskalendern. Namnet bör vara kort och exakt. Välj avdelning och plats, detta används för bokföring och i rapporter, och visas i orderbekräftelsen och på kundens biljett. Eftersom evenemanget är återkommande bör datumet vanligtvis inte vara en del av namnet.

Information i bekräftelsen kommer att visas i kundens orderbekräftelse, och på biljetten om du använder biljetter.

Recurring ska vara ON och det går inte att ändra efter att evenemanget har publicerats. Om du har glömt att slå på det måste du skapa evenemanget igen.

Välj ett start- och slutdatum. Om händelsen är pågående och inte har något slutdatum måste du välja ett datum långt fram i tiden. För varje dag väljer du en start- och sluttid. Välj Stängt de dagar då erbjudandet inte gäller, detta är oberoende av öppettider.

Flera evenemang på samma dag Om evenemanget ska äga rum flera gånger samma dag ska vi använda Duration och Pause between. Detta förklaras bäst med ett exempel:

Måndagar, ställ in Från 10:00 till 17:00. Ställ in Duration till 45 och Pause between till 15. Observera att du kan skriva fritt och inte behöver välja ett alternativ från rullgardinsmenyn. Nu kommer en händelse att skapas varje hel timme, men med en varaktighet på 45 minuter. Alltså 10:00 - 10:45, 11:00 - 11:45 osv.

Undantag för tid
Du kan lägga till undantag för enskilda datum eller perioder. *Du kan lägga till så många undantag du vill. Om du lägger till flera undantag kan det uppstå konflikter, och det undantag som du lägger till sist får högst prioritet.

Exempel 1: Evenemanget är planerat från 1 maj till 31 september. I juli har du förlängda öppettider på helgerna. Välj Add to Exception, välj Open, From July 1 to July 31 och ange de förlängda öppettiderna i From och To. Välj fredag, lördag och söndag. Klicka på Save. Nu kommer undantaget att leda till att öppettiderna förlängs under helgerna i juli.

Exempel 2: Evenemanget är inställt från 1 maj till 31 september. I juli har du reducerade öppettider på vardagar. Välj Lägg till i undantag, välj Stängt hela dagen, Från 1 juli till 31 juli, Välj måndag, tisdag, onsdag och torsdag. Klicka på Spara. Nu ska vi lägga till de reducerade öppettiderna. Välj Lägg till i undantag, välj Öppet, Från 1 juli till 31 juli och ange de förlängda öppettiderna i Från och Till. Välj fredag, lördag och söndag. Klicka på Spara. Nu kommer undantagen att leda till att tiderna minskas för vardagar i juli.
Detta skulle också kunna lösas med ett undantag genom att välja "Closed" och bara välja de tider som avviker från standardtiderna, men vi tycker att metoden ovan ger en bättre överblick över tiden och anses vara bästa praxis.

Exempel 3: Evenemanget är inställt från 1 januari till 31 december. I juli har du stängt. Välj Lägg till i undantag, välj Stängt hela dagen, Från 1 juli till 31 juli. Du behöver inte välja dagar eftersom undantaget gäller alla vardagar. Klicka på Spara. Nu kommer undantaget att göra att ingen tid i juli är tillgänglig.

Resurser Om händelsen är beroende av en eller flera resurser kan du välja de resurser som ska kopplas till händelsen. Annars kan du ignorera den här fliken.

Välj resursgrupp och den resurs som ska reserveras. Om du inte väljer någon resurs kommer systemet automatiskt att hitta en tillgänglig resurs i resursgruppen vid bokningstillfället. Om du sätter Shared ON reserveras en resurs omedelbart, men om du sätter den på OFF reserveras resursen först vid bokningstillfället. Du kan lägga till upp till 20 resurser för varje event.

*Vi är medvetna om att flera användare vill ha undantagsfunktionalitet för resurser för att styra detta baserat på vardagar, helgdagar etc. Detta är planerat och kommer att lanseras under 2022.

Online-bokning
Om evenemanget ska vara tillgängligt i onlinebokningen kan du fylla i informationen här, annars väljer du Visa i onlinebokningen AV.
Det kan vara bra att välja Kategori ändå, det avgör vilken färg evenemanget får i evenemangskalendern.

Webbadress: Webbadressen avgör hur URL:en kommer att se ut. Vissa kallar detta för sluggen. Fältet kommer att vara förifyllt, så du kan ignorera det om du inte känner till det.
Category: Kategorin används som ett filter i vissa vyer och avgör vilken färg händelsen får i kalendern.
Publication: date Om du inte vill att händelsen ska publiceras direkt kan du välja ett framtida datum. Evenemanget kommer då inte att vara synligt i onlinebokningen förrän detta datum. Lämna fältet tomt om du vill att evenemanget ska visas i onlinebokningen omedelbart. Observera att evenemanget aldrig kommer att visas så länge det har statusen utkast.
Säljstart: Om du vill publicera evenemanget i onlinebokningen, men inte öppna för försäljning förrän ett visst datum, kan du ange datumet här. Lämna fältet tomt om du vill börja sälja omedelbart.
Sales end: Om du vill stänga nya bokningar innan evenemanget startar kan du ange ett datum här. Evenemanget kommer fortfarande att visas i onlinebokningen tills evenemanget avslutas. Lämna fältet tomt om du vill börja sälja direkt.
Beskrivning: Ange en beskrivning av evenemanget. Här kan du berika texten med rubriker, markerad text etc.
Image: Ladda upp en bild. Den optimala bildstorleken är 700x360px. Denna kommer att visas i listvyn i onlinebokningen.
Banner: Ladda upp en banner. Bannerbilden bör vara 1920x322px. Bannern kommer att visas ovanför evenemangsbeskrivningen i onlinebokningen.
Bildkarusell: Om du vill kan du ladda upp upp till 20 bilder som kommer att visas i en karusell efter evenemangsbeskrivningen i onlinebokningen.
Bilagor: Om du vill kan du ladda upp upp till 20 bilagor som visas i en lista längst ner på evenemanget i onlinebokningen. Det kan t.ex. vara material som är användbart för dem som ska delta i evenemanget. Bilagorna kan vara bilder, dokument, presentationer. De flesta kända filtyper stöds, dock inte video.

Kanaler

Välj vilka kanaler du vill göra evenemanget synligt i. För varje kanal kan du välja mellan Försäljning och Förfrågan. Förfrågan innebär att ordern blir ett e-postmeddelande, medan försäljning blir en faktisk order som automatiskt registreras i systemet och reserverar kapacitet och resurser. För varje kanal kan du även välja om du vill ta förskottsbetalning genom att sätta Online payment OFF eller ON.
För varje kanal kan du välja vilka prisgrupper som ska finnas tillgängliga som val, som standard kommer alla prisgrupper som anges under Priser att visas i varje kanal.

Priser

Ett evenemang har möjlighet att välja mellan flera prismodeller. Du kan ange ett pris per beställning och ett extra pris per person. För varje prisgrupp kan du ange ett individuellt pris.

Baspris: Du kan välja att ställa in ett pris per bokning. Detta är i kontanter oavsett antal personer. Ett exempel på användning är en evenemangsturné. Då kan du ta ett baspris för själva turen, och ett tillägg per person.
Pris per person: Ange priset per person. Detta pris kommer att gälla för alla prisgrupper där du inte anger ett annat pris. Observera att 0 är tillåtet om det är ett gratisevenemang eller om priset per person inte ska påverka det totala priset.
Prisgrupp: Välj prisgrupp och ange priset om det ska skilja sig från Pris per person. Genom att trycka på + kan du lägga till hur många prisgrupper du vill.

Undantag från priser

Du kan lägga till undantag för enskilda datum eller perioder. Du kan lägga till så många undantag som du vill. Om du lägger till flera undantag kan det uppstå konflikter, och det undantag som du lade till sist får högst prioritet.

Exempel: Evenemanget är inställt från 1 maj till 31 september. I juli har du olika priser på helgerna. Välj Add to exceptions, välj From July 1 to July 31 och ange olika priser för varje prisgrupp. Välj fredag, lördag och söndag. Klicka på Spara. Nu kommer undantaget att åsidosätta priserna på helgerna i juli.

Kapacitet

Du kan styra kapaciteten för varje evenemang. Om det inte finns någon kapacitetsgräns kan du välja att ställa in Max kapacitet till 9999.

Min capacity: Om du kräver att kunden beställer minst 2 biljetter kan du ange 2 i det här fältet. Annars lämnar du fältet tomt.
Maxkapacitet:** Ange det maximala antalet biljetter som du vill sälja för evenemanget. Om det inte finns någon kapacitetsgräns anger du 9999.
Prisgrupper: För varje prisgrupp kan du justera kapaciteten individuellt. Du kan t.ex. ställa in den maximala kapaciteten till 100, men ange en kapacitet på 20 barn. Det innebär att när du bara har sålt 18 biljetter i prisgruppen Barn finns det bara 2 biljetter till av den här typen, men fortfarande 82 andra biljetter tillgängliga. Detta används också ofta när man säljer VIP-biljetter. Detta verktyg är mycket avancerat och gör att du kan ha en total kapacitet för varje prisgrupp som är högre eller lägre än den maximala kapaciteten. Vi kommer inte att gå in på dessa alternativ mer i detalj här, och för de flesta användare är detta inte relevant. Du lägger till fler prisgrupper under Priser.

Undantag för kapacitet
Du kan lägga till undantag för enskilda datum eller perioder. Du kan lägga till så många undantag som du vill. Om du lägger till flera undantag kan det uppstå konflikter och det undantag som du lade till sist får högst prioritet.

Exempel: Evenemanget är planerat från 1 maj till 31 september. I juli har du minskad kapacitet på vardagar. Välj Add to exceptions, välj From July 1 to July 31 och ange kapacitet för varje prisgrupp. Välj måndag, tisdag, onsdag och torsdag. Klicka på Spara. Nu kommer undantaget att leda till att kapaciteten åsidosätts på vardagar i juli.

*Observera att du inte kan lägga till undantag för Min kapacitet och Max kapacitet.

Avancerat

Det här är avancerade inställningar, och det är viktigt att du är väl medveten om vad var och en av dessa inställningar påverkar om du ska avvika från standarden.

Event type: Här visas den typ av evenemang som du valde när du ursprungligen skapade evenemanget. Detta går inte att ändra. I praktiken avgör händelsetypen vilka fält som är tillgängliga.
Show end time Ställ in på ON om du vill visa när evenemanget slutar i informationen till kunden. Detta är OFF som standard. Exempel om OFF: Onsdag 1 juni 2022 kl. 20.00 Exempel om ON: Onsdag 1 juni 2022 kl. 20.00 - 23.00
Sänd biljett: Ställ in på ON om kunden ska få en biljett med en QR-kod. Ställ in till OFF om kunden endast ska få en orderbekräftelse. Om kunden ska visa upp en biljett för en person eller biljettspärr vid ankomst ska detta vanligtvis vara ON.
Unik QR-kod för varje deltagare: Ställ in på ON om kunden ska få lika många biljetter (QR-koder) som antalet personer. Ställ in på OFF om kunden ska få en biljett (QR-kod) oavsett antalet personer. Som regel är det bara mycket attraktiva festivaler som ställer in detta på ON. Ställ in på OFF om du är osäker.
Tillåt nya bokningar efter att evenemanget har börjat: Ställ in på ON om du vill att kunden ska kunna köpa biljetter ända fram till att evenemanget slutar. Ett exempel på användning är ett öppet evenemang som varar hela dagen där det inte är viktigt när kunden anländer. Används ofta med entrébiljetter om man vill sälja biljetter även för innevarande dag.
Produktgrupp: Välj produktgrupp, detta avgör vilket konto som intäkten bokförs på enligt kontoplanen. Valet kan inte ändras efter att evenemanget har publicerats.
Momssats: Välj momssats, detta avgör vilket konto som intäkten bokförs på enligt kontoplanen. Valet kan inte ändras efter att händelsen har publicerats.
E-post:** Ange en e-postadress om du vill få en kopia av alla orderbekräftelser som skickas till kunder. Om du har valt att kanalen ska skicka förfrågan används även denna e-postadress.
Question bank:** Om du vill kan du ställa frågor och få svar från kunden i samband med beställningen. Frågebanken måste ställas in i förväg.