Hur skapar jag ett evenemang?

Question

Accepted Answer

Ett event används för att sälja och planera biljetter, hyror och bokningar i kassa- och bokningsmodulen. Den här guiden förklarar hur du skapar ett nytt event.

Nytt evenemang

För att skapa ett nytt event, logga in på administrationspanelen och gå till Booking > Events och välj New event.

Välj mellan biljett, hyra eller entré.

Uthyrning använder inte tid, men räknar alla bokningar från 12:00 till 12:00 nästkommande dag. Priset anges per dag. Se separat guide för uthyrning.

Ticket används för allt annat och är "universal".

Snabb ifyllning
Ett formulär för snabb ifyllnad visas. Detta är ett förenklat formulär som visar de viktigaste fälten. Du kan välja att bara ange ditt namn, övriga fält är valfria i detta steg. För nya användare rekommenderas att fylla i det här formuläret så att nästa steg blir enklare. Nästa steg kommer att innehålla många fler alternativ och kan vara något överväldigande för nya användare. Det du anger här kan ändras i nästa steg.

Titel och plats Ge evenemanget ett namn, välj en avdelning och en plats.

Tid
Om händelsen ska upprepas flera gånger, ställ in återkommande på ON. Den här guiden förutsätter att händelsen inte är återkommande, se separat guide för återkommande händelser. Välj datum och tid för när händelsen ska börja och sluta.

**Det går inte att avaktivera eller aktivera Recurring, All day eller Multiple days efter att händelsen har skapats.

Pris
Välj en produktgrupp och momssats, detta avgör vilket konto som intäkterna bokförs på enligt kontoplanen. Välj de prisgrupper som ska vara tillgängliga för evenemanget. Exempelvis. Regular, Honors och Children.

Biljetter
Ange det högsta antalet biljetter som kan säljas i fältet Max capacity. Ange 9999 om det inte finns någon övre gräns. Gränsen gäller i hela systemet, administratörer och anställda får en varning när det är fullbokat, men har möjlighet att överboka. Det går inte att överboka i onlinebokningen.
Information i bekräftelsen kommer att visas i orderbekräftelsen till kunden, och på biljetten om du använder biljetter.

Välj Spara och fortsätt.

Information för onlinebokning
Om evenemanget ska vara tillgängligt i onlinebokningen kan du fylla i informationen här, eller fortsätta.
Det kan vara bra att välja Kategori i alla fall, det avgör vilken färg evenemanget får i evenemangskalendern.

Välj Review och slutför.

Ytterligare ifyllnad

Evenemanget har nu skapats som ett utkast. Du kan fritt redigera formuläret och välja Spara utkast utan att publicera händelsen. Du behöver inte spara när du skriver mellan flikarna. När du är klar med ifyllandet väljer du Spara och publicera. Evenemanget kommer då att vara tillgängligt för bokning och visas i onlinebokningen om den är aktiverad. Så länge händelsen har statusen utkast är resurserna inte reserverade och händelsen visas inte i kalendern.

**Allmänt
Ge evenemanget ett namn. Detta namn kommer att användas i onlinebokningen, på kundens kvitto och i evenemangskalendern. Namnet bör vara kort och exakt. Välj avdelning och plats, detta används för bokföring och i rapporterna, och visas i orderbekräftelsen och på kundens biljett.
Information i bekräftelsen kommer att visas i kundens orderbekräftelse och på biljetten om du använder biljetter.
Om händelsen ska upprepas flera gånger ska du sätta återkommande till ON. Denna guide förutsätter att händelsen inte är återkommande, se separat guide för återkommande händelser. Varaktighet och paus mellan är endast relevanta för återkommande händelser. Välj datum och tid för när händelsen ska starta och sluta. Om tiden inte är viktig kan du slå på ON All day.

Resurser Om händelsen är beroende av en eller flera resurser kan du välja de resurser som ska associeras med händelsen. Annars kan du ignorera den här fliken.

Välj resursgrupp och den resurs som ska reserveras. Om du inte väljer någon resurs kommer systemet automatiskt att hitta en tillgänglig resurs i resursgruppen vid bokningstillfället. Om du sätter "ON" på Shared kommer en resurs att reserveras omedelbart, men om den är "OFF" kommer resursen att reserveras först vid bokningstillfället. Du kan lägga till upp till 20 resurser för varje event.

Onlinebokning
Om evenemanget ska vara tillgängligt i onlinebokningen kan du fylla i informationen här, annars väljer du Visa i onlinebokningen OFF.
Det kan vara bra att ändå välja Kategori, eftersom det bestämmer vilken färg evenemanget ska ha i evenemangskalendern.

Webbadress: Webbadressen avgör hur URL:en kommer att se ut. Vissa kallar detta för sluggen. Fältet kommer att vara förifyllt, så du kan ignorera det om du inte känner till det.
Category: Kategorin används som ett filter i vissa vyer och avgör vilken färg händelsen får i kalendern.
Publication date: Om du inte vill att händelsen ska publiceras direkt kan du välja ett framtida datum. Evenemanget kommer då inte att vara synligt i onlinebokningen förrän detta datum. Lämna fältet tomt om du vill att evenemanget ska visas i onlinebokningen omedelbart. Observera att evenemanget aldrig kommer att visas så länge det har statusen utkast.
Säljstart: Om du vill publicera evenemanget i onlinebokningen, men inte öppna för försäljning förrän ett visst datum, kan du ange datumet här. Lämna fältet tomt om du vill börja sälja omedelbart.
Sales end: Om du vill stänga nya bokningar innan evenemanget startar kan du ange ett datum här. Evenemanget kommer fortfarande att visas i onlinebokningen tills evenemanget avslutas. Lämna fältet tomt om du vill börja sälja direkt.
Beskrivning: Ange en beskrivning av evenemanget. Här kan du berika texten med rubriker, markerad text etc.
Image: Ladda upp en bild. Den optimala bildstorleken är 700x360px. Denna kommer att visas i listvyn i onlinebokningen.
Banner: Ladda upp en banner. Bannerbilden bör vara 1920x322px. Bannern kommer att visas ovanför evenemangsbeskrivningen i onlinebokningen.
Bildkarusell: Om du vill kan du ladda upp upp till 20 bilder som kommer att visas i en karusell efter evenemangsbeskrivningen i onlinebokningen.
Bilagor: Om du vill kan du ladda upp upp till 20 bilagor som visas i en lista längst ner på evenemanget i onlinebokningen. Det kan t.ex. vara material som är användbart för dem som ska delta i evenemanget. Bilagorna kan vara bilder, dokument, presentationer. De flesta kända filtyper stöds, dock inte video.

Kanaler
Välj vilka kanaler du vill göra evenemanget synligt i. För varje kanal kan du välja mellan Försäljning och Förfrågan. Förfrågan innebär att ordern blir ett e-postmeddelande, medan försäljning blir en faktisk order som automatiskt registreras i systemet och reserverar kapacitet och resurser. För varje kanal kan du även välja om du vill ta förskottsbetalning genom att sätta Online payment OFF eller ON.
För varje kanal kan du välja vilka prisgrupper som ska finnas tillgängliga som val, som standard kommer alla prisgrupper som anges under Priser att visas i varje kanal.

Priser
Ett evenemang har möjlighet att välja mellan flera prismodeller. Du kan ange ett pris per beställning och ett extra pris per person. För varje prisgrupp kan du ange ett individuellt pris.

Baspris: Du kan välja att ange ett pris per beställning. Detta är i kontanter oavsett antal personer. Ett exempel på användning är en evenemangsturné. Då kan du ta ett baspris för själva turen, och ett tillägg per person.
Pris per person: Ange priset per person. Detta pris kommer att gälla för alla prisgrupper där du inte anger ett annat pris. Observera att 0 är tillåtet om det är ett gratisevenemang eller om priset per person inte ska påverka det totala priset.
Prisgrupp: Välj prisgrupp och ange priset om det ska avvika från Pris per person. Genom att trycka på + kan du lägga till hur många prisgrupper du vill.

Kapacitet

Du kan styra kapaciteten för varje evenemang. Om det inte finns någon kapacitetsgräns kan du välja att ställa in maxkapaciteten till 9999.

Min capacity: Om du kräver att kunden beställer minst 2 biljetter kan du ange 2 i det här fältet. Annars lämnar du fältet tomt.
Maxkapacitet:** Ange det maximala antalet biljetter som du vill sälja för evenemanget. Om det inte finns någon kapacitetsgräns anger du 9999.
Prisgrupper: För varje prisgrupp kan du justera kapaciteten individuellt. Du kan t.ex. ställa in den maximala kapaciteten till 100, men ange en kapacitet på 20 barn. Det innebär att efter att du endast har sålt 18 biljetter i prisgruppen Barn finns det endast 2 biljetter till av den här typen, men det finns fortfarande 82 andra biljetter tillgängliga. Detta används också ofta när man säljer VIP-biljetter. Detta verktyg är mycket avancerat och gör att du kan ha en total kapacitet för varje prisgrupp som är högre eller lägre än den maximala kapaciteten. Vi kommer inte att gå in på dessa alternativ mer i detalj här, och för de flesta användare är detta inte relevant. Du lägger till fler prisgrupper under Priser.

Avancerat

Det här är avancerade inställningar och det är viktigt att du är väl insatt i vad var och en av dessa inställningar påverkar om du ska avvika från standardinställningarna.

Event type: Här visas den typ av evenemang som du valde när du ursprungligen skapade evenemanget. Detta kan inte ändras. I praktiken avgör händelsetypen vilka fält som är tillgängliga.
Show end time: Ställ in på ON om du vill visa när evenemanget slutar i informationen till kunden. Detta är OFF som standard. Exempel om OFF: Onsdag 1 juni 2022 kl. 20.00 Exempel om ON: Onsdag 1 juni 2022 kl. 20.00 - 23.00
Sänd biljett: Ställ in på ON om kunden ska få en biljett med en QR-kod. Ställ in till OFF om kunden endast ska få en orderbekräftelse. Om kunden ska visa upp en biljett för en person eller biljettspärr vid ankomst ska detta vanligtvis vara ON.
Unik QR-kod: för varje deltagare Ställ in på ON om kunden ska få lika många biljetter (QR-koder) som antalet personer. Ställ in på OFF om kunden ska få en biljett (QR-kod) oavsett antalet personer. Som regel är det bara mycket attraktiva festivaler som ställer in detta på ON. Ställ in på OFF om du är osäker.
Tillåt nya bokningar efter att evenemanget har börjat: Ställ in på ON om du vill att kunden ska kunna köpa biljetter ända fram till att evenemanget slutar. Ett exempel på användning är ett öppet evenemang som varar hela dagen där det inte är viktigt när kunden anländer. Används ofta med entrébiljetter om man vill sälja biljetter även för innevarande dag.
Produktgrupp: Välj produktgrupp, detta avgör vilket konto som intäkten bokförs på enligt kontoplanen. Valet går inte att ändra efter att evenemanget har publicerats.
Momssats: Välj momssats, detta avgör vilket konto som intäkten bokförs på enligt kontoplanen. Valet kan inte ändras efter att händelsen har publicerats.
E-post:** Ange en e-postadress om du vill få en kopia av alla orderbekräftelser som skickas till kunder. Om du har valt att kanalen ska skicka förfrågan används även denna e-postadress.
Question bank: Om du vill kan du ställa frågor och få svar från kunden i samband med beställningen. Frågebanken måste ställas in i förväg.